메인 그룹 및 클럽 성공적인 행사를위한 20 가지 예산 계획 팁

성공적인 행사를위한 20 가지 예산 계획 팁

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사람들이 이벤트 경험을 기억하기를 원하며 예산은 이러한 특별한 순간을 실현하는 열쇠입니다. 이벤트에 대한 운영 예산을 만들 때 계획부터 시작하는 것이 중요합니다. 완벽한 페니 예산을 마련하는 것은 불가능하지만, 다음 가상 또는 직접 이벤트를위한 실행 가능하고 현실적인 프레임 워크를 만드는 데 유용한 통찰력이 있습니다.



예산에 대한 조사 수행

  1. 이벤트 구상 -첫 번째 팁, 돈이 전혀 포함되지 않은 계획을 세우십시오. 일어날 일과 이벤트의 모든 부분에 필요한 인력을 포함하는 타임 라인을 만드십시오. 이해 관계자와 공유하고 모든 사람이 동일한 페이지에 있는지 확인하십시오. 그런 다음 이벤트를 계획하는 모든 사람의 실제 비용과 우선 순위를 살펴볼 수 있습니다.
  2. 현금 수 -현실적으로 재정적 스트레스없이이 행사에 얼마를 지출 할 수 있습니까? 다음으로,이 이벤트의 최우선 순위를 명확히하십시오. 예산 내에서 필요한 것과 그렇지 않은 것의 범위를 좁히기 시작할 때 이것들이 '안내 필수 요소'가 될 것입니다.
  3. 위치 문제 -또한 장소에 대한 큰 그림을 생각하십시오. 무료 또는 기부 된 공간을 사용할 수 있습니까? 미리 전화를 걸어 이용 가능 여부를 확인하고 청소 서비스 및 주차 고려 사항과 같은 공간 사용에 대한 추가 요금이 있는지 문의하십시오.
  4. 두뇌를 따기 -다른 비영리 기금 모금 행사와 같이 유사한 행사를 수행 한 사람들과 네트워크를 형성합니다. 그들의 예산과 고려하지 않을 수있는 '놀라움'이 무엇인지 물어보십시오.
  5. Sleuth 역사적 데이터 -또 다른 연구 구성 요소는 조직의 과거 이벤트 예산을 조사하는 것입니다. 첫 번째 이벤트 인 경우 유사한 이벤트에 대한 현재 가격 추정치 (지역마다 다를 수 있음)와 함께 온라인 예산의 예를 찾으십시오.
  6. 가격 추세 -장소 임대, 케이터링 비용 및 기술 요구 사항과 같은 고액 품목에 대한 해당 지역의 일반적인 가격 추세를 조사하십시오. 입찰을 위해 여러 회사에 연락하고 온라인 리뷰 및 Better Business Bureau 등급을 확인하십시오.
  7. 높고 낮은 목록 -적은 지출로 벗어날 수있는 곳과 낭비하고 싶지 않은 곳을 고려하여 예산 목록을 작성하십시오. 이벤트의 다른 이해 관계자와 이것을 논의하십시오. 예를 들어, 고품질 테이블 린넨으로 덮을 수 있다면 모든 사람이 테이블을 빌리는 것을 선호할까요?
  8. 스폰서, 기부 및 무료 콘텐츠, Oh My -기부 및 이벤트 스폰서는 예산의 일부 항목을 현실로 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 과거에 도움을 준 사람들에게 돌아가서 도움을 줄 수있는 새로운 비즈니스를 브레인 스토밍하십시오. 가능한 한 자원 봉사자를 활용하고 가입을 통해 커뮤니케이션 및 조직 게임을 활성화하십시오.
  9. 놀라움 제거 -이벤트 프로그램 타임 라인을 만들고 조사 내용을 요약하면 총 비용을 대략적으로 예측할 수 있습니다. 이제 은행에있는 것 및 안내 필수 사항을 고려하여 세부 사항을 입력하여 나중에 놀라움을 최소화 할 수 있습니다.

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예산 작성

  1. 장소 비용 -가사, 직원 및 서비스 요구 사항, 추가 가구 임대 비용이 있는지 여부와 같이 공간 임대와 관련 될 수있는 모든 예상 요금을 추적합니다.
  2. 장소 별 간판 및 장식 -개인화는 이벤트 계획에서 떠오르는 추세이므로 게스트의 이벤트 경험을 향상시키는 장식 요구와 간판으로 공간을 개인화하는 비용을 고려해야합니다.
  3. 이벤트 기술 -이 광범위한 요구에는 사진, 사운드, 등록 도구 및 비디오. 이벤트에 숙련 된 사운드 기술자가 필요한 경우 시간당 요금을 조사하고이 비용이 예산에 포함되어 있는지 확인하십시오. 이벤트에 비디오 프레젠테이션이 포함되는 경우 제작 비용을 포함해야합니다.
  4. 환대 -연사를위한 시상식을 제공하거나 엔터테인먼트를 고용하려는 경우 운영 예산에 해당 항목을 포함해야합니다. 명확한 서면 계약을받는 것만큼이나 중요하므로 기대와 지불을 명확하게 설명합니다.
  5. 케이터링 비용 -여기에서 케이터링 계약을 탐색 할 때 연구가 도움이 될 것입니다. 서버가있는 경우 예산에이 세부 정보를 포함하고 제공 할 팁을 포함하십시오. 케이터링은 초과 지출의 큰 원천이거나 저축하기에 좋은 곳이 될 수 있으므로 높은 목록과 낮은 목록을주의 깊게 참조하십시오.
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  1. 교통 -일정 세부 사항이나 사람들을 수송하는 데 필요한 사항을 고려하지 않은 경우 예산에 놀라움이 될 수 있으므로 교통 요구 사항을 고려하는 것이 중요합니다. 여기에는 셔틀 용 골프 카트 또는 스테이징 용 트레일러 또는 대형 물품 운반용 트럭 등이 포함될 수 있습니다.
  2. 필요한 경우 보안 -이벤트의 특성에 따라 이해 관계자와상의하여 이벤트의 일부 또는 전체에 대한 보안을 확보하는 것이 조직에 가장 큰 이익이되는지 확인하십시오.
  3. 감사 선물 -행사가 끝난 후 후원자와 자원 봉사자에게 감사의 말을 전하는 것은 큰 영향을 미치고 조직에 긍정적으로 반영됩니다. 그러나 우표 한 장의 가격도 가끔은별로 재미없는 놀라움이 될 수 있습니다! 도우미에게 감사를 표한 계획을 예산에 추가하십시오.
  4. 여백 포함 -예산에 약간의 흔들림을 줄 수 있습니다. 일부는 예산 초과에 대해 이벤트 예산의 20 %를 포함한다고 말합니다. 모든 사소한 일에 총알을 쓰지 않고 이벤트를 운영하려면 예산의 마지막 줄이 매번 당신의 정신을 절약 할 것입니다.

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이벤트 후 작업

  1. 보호자되기 -진행하는 동안 모든 영수증, 장소 계약 및 직원 계약서를 보관하십시오. 무료 스캐너 앱을 사용하여 모든 서류의 사진을 찍어 편리하고 체계적으로 보관하십시오.
  2. 절감 및 놀라움 요약 -이벤트 후 예상 지출과 실제 지출을 업데이트하세요. 긍정적 인 저축 영역이 있었다면 프로세스에 가져온 가치를 조직에 강조하는 것이 나쁘지 않습니다. 마지막으로, 향후 이벤트를 위해 추가해야 할 깜짝 광고 항목이 있는지 확인하십시오.

예산은 이벤트의 모든 움직이는 부분을 연결하는 접착제이므로 적절한 시간과 관심을 기울이는 것이 중요합니다. 철저하고 신중하게 계획된 예산을 확보하는 것은 조직의 다음 이벤트에 대한 승리 플레이 북을 갖는 것과 같습니다. 가자!



줄리 데이비드 따뜻한 포옹을 좋아하는 중서부 출신의 프리랜서 작가, 교육자 및 예배 목사의 아내입니다.

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