메인 비영리 단체 비영리 연차 보고서 작성 및 홍보를위한 40 가지 아이디어

비영리 연차 보고서 작성 및 홍보를위한 40 가지 아이디어

비영리 연례 보고서 레이아웃 콘텐츠 데이터 차트 기부자 자원 봉사자매년 비영리 단체는 기부자와 일반 대중에게 연례 보고서에서 진행 상황, 성과 및 재정에 대해 업데이트 할 기회를 갖습니다. 일부는 새해에 보고서를 발표하고 다른 일부는 중요한 분기 말에 발표합니다. 보고서는 이야기, 통계 및 사진을 통해 임무를 어떻게 수행하고 있는지 사람들에게 보여줄 수있는 좋은 기회입니다. 다음 연례 보고서를 작성하고 홍보하려면 다음 아이디어를 시도해보십시오.

시작하기 : 계획 및 프로젝트 관리

  1. 청중 -먼저 청중을 고려하십시오. 연례 보고서는 일반적으로 두 가지 방법 중 하나로 작성됩니다. 일반 대중에게 말하고 있습니까? 아니면 특별히 기부자에게 말하고 있습니까? 보고서에서 사용하는 언어는 청중을 반영해야합니다. 보고서가 기부자 용인 경우 관련 우려 사항을 다루고 질문에 답해야합니다. 일반 대중을 위해 디자인하는 경우 언어는 정보를 제공하고 누구나 쉽게 읽고 읽을 수 있어야합니다.
  2. 기부자 주도 언어 -보고서가 기증자에 특화된 경우, 참여와 기여를 반영하는 언어를 사용하여 감사에 집중합니다. 예를 들어, '당신은 다음 이니셔티브를 가능하게하는데 도움을 주셨습니다 ...'기부자들이 다른 사람들과 공유하기 위해 커피 테이블에 간직하고 싶은 작품을 만들려고 노력하십시오. 기부자는 조직의 목표를 이해하고 비영리 단체의 성과도 그들의 성과임을 이해해야합니다. 기부자는 재정적 기부뿐만 아니라 여러 가지 방법으로 기부하는 경우가 많습니다.
  3. 공공 주도 언어 -일반 대중이 보고서를 읽고 비영리 단체의 비전을 쉽게 이해할 수 있어야하며, 구체적으로 그 사명이 연중 어떻게 이루어 졌는지 구체적으로 이해할 수 있어야합니다. 기부 자나 내부자에게만 의미가있는 특정 언어는 사용하지 마십시오.
  4. 예산 -연간 보고서를 작성할 때 프로젝트 예산과 할당 방법을 정의합니다. 예산은 형식과 자원을 정의하는 데 도움이됩니다.
  5. 미리 계획 -보고서 진행 상황을 추적하기위한 세부 프로젝트 일정 및 시스템을 만듭니다. 아웃소싱 옵션을 조사하고 전체 일정에 반영합니다. 잠재 고객에게 모바일 또는 데스크톱, 비디오 또는 블로그 게시물에서 콘텐츠를 보는 방법을 선택할 수 있습니까? 앱이나 이메일 캠페인에서 연결 하시겠습니까? 그에 따라 계획하십시오.
  6. 스코프 크리프 스케일 -범위 확대는 프로젝트가 진행되는 동안 프로젝트의 전체 일정과 계획이 확장되어 전체 결과 또는 결과물이 바뀔 때 발생합니다. 프로젝트 관리의 세계에서 범위 확장은 일반적인 문제이며 팀 구성원이이를인지하고 계획을 세우는 데 도움이됩니다. 이러한 변화를 감지하면 잠시 시간을내어 팀과 동일한 페이지에 들어가 프로젝트 변경 사항이 전체 타임 라인에 어떤 의미인지 명시 적으로 정의하십시오.

광학에 관한 모든 것 : 형식 선택

  1. 짧은 형식 -짧은 연례 보고서는 최대 3 ~ 4 페이지로 구성되며 조직의 미션 크리티컬 한 결과를 시작하는 데 도움이됩니다. 짧은 보고서는 전략적 수준의 정보를 강조하고 사람들이 조직의 내부와 외부를 이미 알고 있다고 가정합니다. 청중이 더 자세한 정보를 찾을 수있는 위치에 대한 정보를 포함합니다.
  2. 긴 형식 -긴 보고서는 5 페이지 이상이며 다양한 콘텐츠를 포함하며 스토리를 통한 정보와 영감을 포함하는 경향이 있습니다. 사람들이 가장 검토하고 싶은 섹션을 빠르게 참조 할 수 있도록 목차를 포함하는 것이 좋습니다.
  3. 멀티미디어 고려 -다른 조직에서 눈에 띄려면 보고서에 대한 비 전통적인 형식을 고려하십시오. 해외에서 돕고있는 사람들의 동영상이나 현지 사례 연구를 포함한 사진 에세이와 같이 비영리 단체에 고유하고 진실한 미디어 형식을 선택하세요. 조직에 팟 캐스트가있는 경우 보고서의 결과와 스토리를 공유하는 데 시간을 할애 할 계획입니다. 조직 및 예산 제한에 따라 형식을 개인화하십시오. 예를 들어 환경 기관인 경우 목재 또는 재활용 재료에 대한 몇 가지 보고서를 인쇄 할 수 있습니다.
  4. 예술로 만들기 -업계에 공감하는 테마 또는 디자인 계획을 선택하십시오. 예를 들어 사진 중심의 비영리 단체는 일련의 원본 사진 뒷면에 연례 보고서를 작성할 수 있습니다. 추가 보너스로 기부자는 보고서를 집을위한 예술 작품으로 보관하고 구성 할 수 있습니다.
  5. 시각적 레이아웃 -템플릿 색상 및 최종 형식 (인쇄 또는 디지털)을 결정합니다. 어떤 버전의 로고를 사용 하시겠습니까? 통계, 그래픽 또는 사례 연구를 나열하는 그림과 인용문으로 텍스트 블록을 분리하십시오. 대화 형 인포 그래픽 또는 애니메이션 타임 라인을 사용하여 통계 및 이정표를 설명하여 더 쉽게 읽을 수 있습니다. 공백은 당신의 친구입니다. 우수한 콘텐츠를 사용하고 최상의 결과를 표시하면서 짧게 유지하고자합니다.
  6. 사진 -예술적 사진 (텍스트가 아닌)을 사용하여 독자의 관심을 끌고 이야기를 전하세요. 무료 또는 저렴한 스톡 이미지를 제공하는 웹 사이트를 조사하거나 해당 지역의 사진 작가로부터 이미지를 구입하는 것을 고려하십시오. 보고서의 모든 페이지를 주요 부동산으로보고 의미 있고 매력적인 콘텐츠를 만드십시오.
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콘텐츠 제작 : 포함 할 내용

  1. 전체 이야기를 들려주세요 -긴 형식의 보고서에서 첫 페이지부터 마지막 ​​페이지까지 포괄적 인 이야기를 들려주세요. 이야기는 사람들의 마음뿐만 아니라 사람들의 마음을 사로 잡고 사로 잡는 것입니다. 가장 좋은 사진을 표지에 놓고 모든 사례 연구에 사진이 포함되어 있는지 확인하십시오. 보고서를 인쇄하고 바인딩하는 경우 사진 해상도, 도금 프레스 및 디지털 인쇄 옵션에 대해 프린터에 문의하십시오. 전체적인 목표를 확실히 달성하려면 콘텐츠를 작성하고 수집하기 전에 전체 보고서를 스토리 보드로 작성하십시오. 보고서 및 조직 전체의 '이유'를 명확히하고 명확하게하십시오.
  2. 세상에 알리다 -보고서를 축하합니다. 연례 보고서는 지난 해의 성과를 축하 할 수있는 좋은 기회입니다. 때때로 배우는 것은 성공뿐만 아니라 실패로부터 배우는 것을 의미합니다. 긍정적 인 언어를 고수하고 그것이 변화를 만드는 것을 지켜보십시오.
  3. 실패 인정 -해당되는 경우 실패를 기꺼이 기록하십시오. 예를 들어, '우리는 X를 시도했지만 작동하지 않았지만 X를 배웠기 때문에 우리의 목표를 발전 시켰습니다.' 대부분의 기증자는 계산 된 위험에 대해 괜찮습니다. 그것에 대해 정직하고 어떻게 배웠는지 기록하십시오.
  4. 사례 연구 -현장의 사례 연구 또는 영향 사례를 하나 이상 포함합니다. 사람들은 그것을 읽고 행동 할 준비가 된 후에 영감을 얻어야합니다. 또한 사람들이 읽을 가능성이 더 높도록 짧게 작성하십시오.
  5. 대통령 편지 -사장 또는 CEO의 진심 어린 편지를 포함하십시오. 여기에는 작년에 가장 자랑 스러웠던 점과 다음 해에 대한 비전이 포함되어야합니다.
  6. 인용 부호 및 보증 -가능한 경우 수혜자의 인용문과 봉사 한 사람들의지지를 포함하십시오. 독자와 수혜자를 연결하고 조직의 사명을 실현합니다. 비영리 단체의 사명과 비전에 부합하는 존경받는 사람들의 인용문과 보증서를 사용하세요.
  7. 사명 및 비전 선언문 -사명 및 / 또는 비전 선언문을 포함하고 보고서에 해당 비전과 사명을 어떻게 수행하고 있는지 기록해야합니다. 구체적인 결과와 영감을주는 이야기를 보여줍니다. 이를 통해 시청자는 비영리 단체가 해결하기 위해 노력하고있는 문제와 비영리 단체가이 문제를 해결하기 위해 무엇을하고 있는지 이해할 수 있습니다.
  8. 상이 -이미지와 콘텐츠가 다양한 독자의 관심을 끌 수있는 포괄적 인 언어를 사용하고 있는지 확인하세요. 콘텐츠와 이미지는 비영리 단체가 봉사하는 인구를 반영해야합니다.
  9. 저작권 고려 -보고서에 인용 또는 데이터에 필요한 출처를 인용하고 빌린 사진 또는 콘텐츠에 대한 크레딧을 제공합니다. 해당 산업의 저작권법을 조사하여 프로젝트가 프로토콜을 따르는 지 확인하십시오.
  10. 연락 정보 -보고서 하단에 우편 주소, 전화 번호, 웹 사이트 및 소셜 미디어 핸들을 포함하여 비영리 단체의 연락처 정보를 제공합니다. 사람들이 보고서를 본 후 기부 할 준비가되어 있다면, 그들이 그렇게 할 수있는 단계별 방법이 있는지 확인하십시오.
  11. 인증 기관 -Better Business Bureau 또는 Charity Navigator와 같이 귀하가 속한 인증 기관을 나열하십시오. 표시 할 인쇄 보고서 스택을 제공 할 계획입니다.

자금 이동 : 재무 정보

  1. 투명성에 대한 약속 -정확하게보고하고 재무 정보를 읽기 쉽게 만드십시오. 큰 그림의 재무 요약을 위해 읽기 쉬운 키가있는 원형 차트를 사용하고 사람들에게 과거 연간 보고서 또는 990s에 액세스 할 수있는 위치를 알립니다. 얼마나 많은 예산이 행정에 사용되는지와 프로그램 비용에 얼마나 사용되는지 보여줍니다.
  2. 그래프 -그래프를 사용하여 숫자를 실시간 사실과 동일시하십시오. 대부분의 사람들은 연례 보고서를 훑어 보므로 중요한 것은 무엇이든 강조하십시오. 파헤 치고 싶은 사람들을 위해 활동, 이익 및 기타 수익에 대한 분석이 명확한 지 확인하십시오. 슬라이드 쇼는 차트와 그래프를 표시하기위한 훌륭한 형식입니다.
  3. 재정의 영향 -영향과 삶이 어떻게 변했는지 설명하십시오. 여기에는 읽기 쉬운 숫자, 간단한 그래픽 및 사진과 함께 여러 글 머리 기호와 그래픽이 있어야합니다. 예 : '지난 해에 1,000 명의 아이들이 방과후 프로그램에서 과외, 보살핌 및 영양가있는 간식을 받았습니다.' 5 가지 주요 하이라이트를 포함 시키십시오. 그 이상을 포함하면 정보가 손실되기 시작합니다. 시각적으로 흥미롭게 유지하려면 그래픽을 사용하십시오.
  4. 사실 확인 -보고서에 사용 된 이름의 철자뿐만 아니라 모든 통계 및 인용문을 확인하고 다시 확인합니다. 여러 사람이 오류를 확인할 수 있도록 여러 검토 단계를 계획합니다.

목적에 초점 : 기여자에게 감사하고 비전을 캐스트

  1. -직원이나 대규모 조직의 경영진을 소개합니다. 이것은 다른 관련 정보 옆에있는 사이드 바에있을 수 있습니다. 비공식 보고서에서 직원에 대한 어리석은 사실을 공유 할 수 있습니다. 좀 더 공식적인 소개를 위해 헤드 샷과 간략한 소개를 공유하세요.
  2. 이사회 -이사회 구성원의 이름과 역할을 포함합니다. 각 이사회 구성원에게 인쇄 된 보고서 더미를 친구와 공유 할 수 있도록 계획하십시오. 이사회의 봉사와 전체 조직에 기여한 다양한 방법에 감사하는 것을 잊지 마십시오.
  3. 기부자 하이라이트 -일부 대규모 비영리 단체는 주요 기여자를 강조하고 싶어합니다. 사이드 바에 나열하거나 각각에 대한 짧은 이야기가있는 기부자 스포트라이트 상자를 가질 수 있습니다.
  4. 감사합니다 -이사, 편집자, 이사회, 행정부 등 모든 수준의 팀원들의 감사 메모를 포함하는 것을 고려하십시오. 이것은 기부자와 직원 간의 연결을 강화하는 데 도움이되는 다른 개인적 요소를 추가합니다.
  5. 솔직한 사진 -재미있는 비하인드 스토리 나 솔직한 사진을 포함 해보세요. 이를 통해 기부자는 귀하를 더 잘 이해하고 더 잘 알고 더 많은 참여를 느낄 수 있습니다. 이러한 이미지는 보고서 홍보를위한 소셜 미디어 게시물로도 사용할 수 있습니다.
  6. 미래를위한 비전 -대부분의 연례 보고서는 작년에 일어난 일을 강조하지만 내년, 3 년 또는 5 년 동안의 비전을 강조하는 것도 고려해보십시오. 이것은 기부자가 조직에 계속 투자해야하는 설득력있는 이유를 제공합니다.

홍보 : 홍보 방법

  1. 형식에 맞게 조정 -보고서 형식에 따라 프로모션 계획을 사용자 지정합니다. 예를 들어, 보고서 정보가있는 사이트의 특정 웹 페이지 또는 새 섹션을 공개하는 경우 공개하기 전에 테스트하고 버그를 해결해야합니다. 준비가되면 관련 링크가 포함 된 이메일을 기부자에게 보내거나 미리보기를 통해 더 많은 것을 읽으려면 클릭하도록 유도하세요. 인쇄물을 만드는 경우 PDF 및 인쇄본으로 사용할 수 있도록 계획하십시오. PDF는 웹 사이트에서보고 다운로드 할 수도 있습니다. 인쇄본은 소책자, 브로셔 또는 포스터 형식 일 수 있습니다.
  2. 포장 -감사 편지와 함께 모든 기부자에게 연례 보고서를 보냅니다. 인쇄본을 보내는 경우 비영리 단체 고유의 원본 포장 / 우편을 고려하십시오. 또한 누구에게 보낼 것인지 고려하십시오. 많은 젊은 기증자는 전자 사본을 선호하고 노인 기증자는 인쇄본을 선호합니다. 항상 그런 것은 아니므로 기부자와 그들이 선호하는 것을 아는 것이 중요합니다.
  3. 소셜 미디어 콘텐츠 -프로젝트 타임 라인 초기에 보고서를 홍보하는 데 사용할 채널에 대한 소셜 미디어 콘텐츠를 작성하는 것이 좋습니다.
  4. 이벤트 계획 -연례 보고서의 롤아웃을 자원 봉사 감사 만찬 또는 회사 기념일 파티와 같이 조직에서 이미 주최하고있는 이벤트와 연결합니다. 예정된 이벤트가 없으십니까? 하나를 계획하고 올해 조직에서 수행 한 노력을 축하하십시오. 이사회 구성원이이 행사 전에 보고서를 확인하여 직원 및 자원 봉사자와 대화 할 때 참조 할 수 있도록하십시오.
  5. 핸드 딜리버 -가능하면 연간 보고서를 하드 카피로 직접 전달하십시오. 그것은 개인적인 접촉을 추가하고 기부자에게 참여하고 질문 할 수있는 기회를 제공합니다.
  6. 전화 회의 -일부 비영리 단체는 CEO 또는 전무 이사가 작년의 진행 상황과 영향에 대해 이해 관계자 및 기부자와 논의하는 전국 컨퍼런스 콜을 위해 공식 보고서를 모두 제쳐두고 있습니다. 개인 토론, Q & A 옵션 및 실시간 정보를 제공합니다.
  7. 인터랙티브 멀티미디어 -디지털 옵션 외에도 일부 비영리 단체는 통계를 실시간으로로드하거나 인포 그래픽 용 애니메이션을 포함하는 연례 보고서 용 대화 형 웹 페이지를 만들고 있습니다. 현재 및 잠재적 인 기부자 모두에게 링크를 보내고 소셜 미디어 게시물에 포함합니다. 지역 언론에 보고서를 제출하여 지역 사회의 관심을 끌 수 있습니다.

귀하와 귀하의 직원은 작년을 기억하고 축하하면서 연례 보고서를 작성하는 것을 좋아할 것입니다. 직원, 기부자 및 자원 봉사자들이 그 영향을 확인하고 조직을 발전시키는 도구로 사용하도록 격려해야합니다. 또한 새로운 파트너십을 구축하는 데 귀중한 자원이 될 것입니다. 기억하고 축하하면서 즐기십시오!

안드레아 존슨 현재 노스 캐롤라이나 주 샬롯에 남편과 두 딸과 함께 살고있는 텍사스 원주민입니다. 그녀는 달리기, 사진 촬영, 좋은 초콜릿을 즐깁니다.


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